Как рассчитать заработную плату самостоятельно начинающему бухгалтеру

Расчет заработной платы — одна из самых ответственных задач бухгалтера. Ошибки в начислениях приводят не только к недовольству сотрудников, но и к штрафам со стороны контролирующих органов. Именно поэтому начинающему специалисту важно понимать порядок расчета зарплаты, знать необходимые документы и уметь правильно применять формулы.

На первый взгляд начисление заработной платы может показаться сложным процессом. Однако если разобраться в последовательности действий, расчет становится вполне понятным даже для бухгалтера без большого опыта работы. В этой статье рассмотрим пошаговый порядок начисления зарплаты, приведем формулы и примеры расчетов.

Какие документы нужны для расчета заработной платы

Перед тем как рассчитать заработную плату сотруднику, необходимо собрать все документы, которые влияют на размер начислений.

Основными документами являются:

• трудовой договор;
• штатное расписание;
• табель учета рабочего времени;
• приказы на отпуск;
• листки нетрудоспособности;
• приказы о премировании;
• локальные нормативные акты организации.

Особое внимание следует уделять табелю учета рабочего времени. Именно на его основании определяется количество фактически отработанных дней или часов сотрудника за расчетный период.

Из чего состоит заработная плата работника

Для правильного начисления заработной платы необходимо понимать ее структуру. Зарплата сотрудника далеко не всегда ограничивается одним окладом.

В состав заработной платы могут входить:

• должностной оклад;
• тарифная ставка;
• премии;
• надбавки за стаж;
• доплаты за совмещение должностей;
• оплата сверхурочной работы;
• компенсационные выплаты;
• районные коэффициенты и северные надбавки.

Именно совокупность всех начислений формирует общий доход работника до удержания НДФЛ.

Пошаговый порядок расчета заработной платы

Чтобы самостоятельно рассчитать заработную плату, рекомендуется придерживаться определенного алгоритма.

Шаг 1. Определяем размер оклада

Размер оклада указывается в трудовом договоре и штатном расписании. Это базовая сумма, которую сотрудник получает при полностью отработанном месяце.

• Предположим, оклад работника составляет 80 000 рублей.

Шаг 2. Проверяем количество отработанных дней

Далее необходимо определить, полностью ли сотрудник отработал месяц.

• Если месяц отработан полностью, начисляется весь оклад. Если были отпуска, больничные или прогулы, производится пропорциональный расчет.

Информацию берут из табеля учета рабочего времени.

Шаг 3. Рассчитываем начисленную заработную плату

Если сотрудник отработал месяц не полностью, используется следующая формула:

Начисленная зарплата = Оклад × Отработанные дни / Рабочие дни месяца

Например:

• оклад — 80 000 рублей;
• рабочих дней в месяце — 22;
• отработано — 20 дней.

Расчет:

80 000 × 20 / 22 = 72 727 рублей.

Именно эта сумма будет считаться начисленной заработной платой до удержания налога.

Шаг 4. Удерживаем НДФЛ

После определения начисленной зарплаты необходимо удержать налог на доходы физических лиц.

Для большинства работников применяется ставка 13%.

Формула выглядит следующим образом:

НДФЛ = Начисленная зарплата × 13%

В нашем примере:

• 72 727 × 13% = 9 455 рублей.

Шаг 5. Определяем сумму к выплате

На последнем этапе рассчитывается сумма, которую сотрудник фактически получит на руки.

Формула:

К выплате = Начисленная зарплата − НДФЛ

72 727 − 9 455 = 63 272 рубля.

Именно эту сумму работодатель перечислит работнику.

Формула расчета зарплаты по окладу

Начинающему бухгалтеру полезно запомнить универсальную формулу расчета заработной платы.

• Зарплата = Оклад × Отработанное время / Норма рабочего времени

Если система оплаты труда предусматривает премии и надбавки, они прибавляются к рассчитанной сумме до удержания НДФЛ.

При почасовой оплате труда используется аналогичная формула:

• Зарплата = Часовая ставка × Количество отработанных часов

Пример расчета заработной платы сотрудника

Такой порядок расчета применяется в большинстве организаций при окладной системе оплаты труда.

Как рассчитать зарплату за неполный месяц

На практике начинающий бухгалтер часто сталкивается с ситуацией, когда сотрудник отработал не весь месяц. Причины могут быть разными: прием на работу в середине месяца, увольнение, отпуск без сохранения заработной платы, длительный больничный или прогул.

В таких случаях заработная плата начисляется пропорционально фактически отработанному времени.

Для расчета используется формула:

Зарплата за неполный месяц = Оклад × Отработанные дни / Рабочие дни месяца

Рассмотрим пример.

Сотрудник принят на работу 15 числа. Его оклад составляет 70 000 рублей. В месяце 22 рабочих дня, из которых сотрудник фактически отработал 10.

Расчет будет следующим:

• 70 000 × 10 / 22 = 31 818 рублей.

После этого бухгалтер удерживает НДФЛ и определяет сумму к выплате.

Аналогичный порядок применяется при увольнении сотрудника до окончания месяца.

Как начисляется аванс и окончательная заработная плата

Согласно трудовому законодательству заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Обычно работодатель перечисляет аванс и окончательный расчет.

Размер аванса определяется исходя из фактически отработанного времени за первую половину месяца.

Например:

• оклад сотрудника — 60 000 рублей;
• в месяце 20 рабочих дней;
• за первую половину месяца отработано 10 дней.

Расчет аванса:

• 60 000 × 10 / 20 = 30 000 рублей.

При окончательном расчете бухгалтер учитывает:

• полную сумму начислений;
• премии;
• надбавки;
• больничные;
• отпускные;
• ранее выплаченный аванс.

После этого удерживается НДФЛ и определяется итоговая сумма ко второй выплате.

Как учитывать премии при расчете зарплаты

Многие работодатели используют систему материального стимулирования сотрудников. Поэтому бухгалтеру важно понимать, как учитывать премии при начислении заработной платы.

Премии могут быть:

• ежемесячными;
• квартальными;
• годовыми;
• разовыми.

Если сотруднику установлен оклад 80 000 рублей и ежемесячная премия 15 000 рублей, начисленная заработная плата составит:

• 80 000 + 15 000 = 95 000 рублей.

Именно с этой суммы производится удержание НДФЛ.

Как учитывать больничные при расчете заработной платы

Если работник находился на больничном, бухгалтеру необходимо разделить расчет на две части:

• зарплата за фактически отработанные дни;
• пособие по временной нетрудоспособности.

Размер больничного зависит от:

• среднего заработка сотрудника;
• страхового стажа;
• количества дней нетрудоспособности.

Начинающему бухгалтеру рекомендуется использовать специализированные программы или официальные калькуляторы для проверки подобных расчетов, поскольку ошибки здесь встречаются особенно часто.

Какие налоги и взносы связаны с заработной платой

Расчет заработной платы не ограничивается начислением суммы сотруднику. Работодатель обязан перечислять налоги и страховые взносы.

Основными обязательными платежами являются:

НДФЛ удерживается непосредственно из заработной платы сотрудника.

Страховые взносы работодатель перечисляет за счет собственных средств. Они не уменьшают сумму, которую получает работник на руки.

Поэтому начинающему бухгалтеру важно не путать удержания из зарплаты и обязательства организации перед бюджетом.

Распространенные ошибки начинающих бухгалтеров при расчете зарплаты

Даже небольшая неточность способна привести к неверным начислениям. Рассмотрим ошибки, которые встречаются чаще всего.

Ошибка №1. Неверный подсчет рабочих дней

Иногда бухгалтер использует календарные дни вместо рабочих либо берет устаревший производственный календарь.

Ошибка №2. Ошибки при удержании НДФЛ

Налог необходимо удерживать с учетом действующих ставок и особенностей налогообложения отдельных выплат.

Ошибка №3. Игнорирование кадровых документов

Отсутствие приказа на отпуск или больничного листа приводит к неправильным начислениям.

Ошибка №4. Неправильный учет премий

Некоторые специалисты забывают включать премии в налогооблагаемую базу либо начисляют их без подтверждающих документов.

Ошибка №5. Отсутствие проверки расчетов

После выполнения начислений рекомендуется перепроверять результат вручную или с помощью бухгалтерской программы.

Как упростить расчет заработной платы

Когда в организации работает несколько сотрудников, выполнять расчеты вручную еще возможно. Однако с ростом штата риск ошибок увеличивается.

Упростить работу помогают:

• бухгалтерские программы;
• автоматическое формирование табелей;
• электронный кадровый документооборот;
• интеграция зарплатных проектов с банками;
• автоматический расчет налогов и взносов.

Даже при использовании программ бухгалтер должен понимать логику расчета заработной платы. Это позволяет своевременно выявлять ошибки и контролировать корректность начислений.

Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать зарплату по окладу?

Необходимо разделить оклад на количество рабочих дней месяца и умножить на фактически отработанные дни.

Как определить сумму НДФЛ?

Начисленную заработную плату нужно умножить на ставку налога и удержать полученную сумму из дохода работника.

Как рассчитать зарплату за неполный месяц?

Расчет производится пропорционально отработанному времени.

Какие документы нужны для начисления зарплаты?

Трудовой договор, табель учета рабочего времени, кадровые приказы, больничные листы и документы по премированию.

Как рассчитывается аванс?

Исходя из фактически отработанного времени за первую половину месяца.

Что делать, если сотруднику начислена неправильная зарплата?

Необходимо провести перерасчет и внести исправления в бухгалтерские документы.

Можно ли считать зарплату вручную?

Да, если знать порядок начислений, правильно вести табель учета рабочего времени и своевременно учитывать все кадровые документы.

Если возникают сложности с начислением заработной платы

Расчет заработной платы требует внимательности и знания трудового, налогового и бухгалтерского законодательства. Начинающему бухгалтеру необходимо учитывать оклады, премии, больничные, отпуска, удержания НДФЛ и страховые взносы. Даже небольшая ошибка может привести к недоплате сотруднику, конфликтным ситуациям или штрафам со стороны контролирующих органов.

Если в компании нет штатного специалиста по расчету заработной платы либо требуется дополнительный контроль начислений, целесообразно передать эти задачи профессионалам. Бухгалтерская компания поможет организовать кадровый учет, корректно рассчитывать зарплату сотрудников, своевременно перечислять налоги и сдавать необходимую отчетность без риска финансовых санкций.

Смотрите также:

• ведение ИП на патенте цена

Статью проверила:

Екатерина

Главный бухгалтер, эксперт по налогообложению с 15-летним стажем

Материал актуален, соответствует действующему законодательству РФ и проверен на отсутствие критических ошибок.