Платежный календарь

Платежный календарь расходов нужен для прояснения текущей финансовой ситуации (как пример можно в excel скачать бесплатно, кликнув по иконке). На основе актуальных данных бизнесмен примет решение о том, как действовать дальше: снизить расходы или наоборот увеличить траты на рекламу и инвестировать в развитие. Ценными являются не только данные о доходах, но и смета выплат сотрудникам, чеки о погашении кредитов, отчеты о переводах партнерам, коммунальные платежки и другие бумаги. Если иметь полный список расходов за краткий период, то можно быстро сориентироваться и минимизировать траты. Цель каждого предпринимателя – получение прибыли; главное, не оказаться «в минусе», это позволит фирме оставаться «на плаву» в тяжелые финансовые периоды. Повлиять на доходность компании может множество факторов: общая экономическая и политическая обстановка, изменение цен на рынках, спрос на определенные услуги и так далее. В данной статье разберем, как составить платежный календарь (ПК), рассмотрим различные ситуации на примерах. Определим цели календаря, и расскажем об актуальности данных.

Пример 1

Сергей зарегистрировал ИП и начал делать суши, он предлагает своим клиентам хорошую цену и гарантирует свежесть продукта. Он дает рекламу в интернете и расклеивает объявления на подъездах своего микрорайона, чтобы сформировать клиентскую базу. Заказы он разносит самостоятельно, используя электрический самокат. В результате бизнесмен экономит деньги на топливе и на амортизации. Также ему не нужно снимать гараж, так как самокат легко помещается в съемном помещении. У Сергея есть выбор: продолжать действовать самостоятельно, нанять курьера или воспользоваться услугами профессионального сервиса. Чтобы определиться с решением, предпринимателю нужно посмотреть в ПК и определиться с целесообразностью выбора. Например, он зарабатывает пока слишком мало и с трудом покрывает расходы. В таком случае курьер или служба доставки ему не подходят. Если же его доход высок, то он может воспользоваться вариантами 2 или 3 на свое усмотрение без угрозы своему бизнесу.

Как составить платежный календарь

Доходы

В первую очередь нужно собрать информацию о доходах. Рассчитайте, сколько вы зарабатываете за месяц. Отметьте даты, в которые вы получили денежные средства, а также приблизительные даты, когда ожидаются новые поступления. Анализируя эти данные несложно будет посчитать среднюю выручку за 1 день. На основе этих расчетов можно оценить среднюю прибыль и получить базовый контроль над входящими средствами. Попробуем объяснить, как составляют ПК, на примере.

Пример 2

Сергей оценил свои доходы и пришел к выводу, что получает прибыль из четырех источников. Во-первых, это срочные заказы: люди звонят по телефону или заказывают суши в интернете. Во-вторых, два раза в месяц он берез заказы на обслуживание банкетов. В-третьих, примерно раз в неделю поступает заказ на авторские роллы. В-четвертых, он снимает помещение с Алексеем, который готовит пельмени и вареники 2 дня в неделю. Оценим теперь каждую категорию по отдельности.

Текущие поступления. Сергей не может сказать точно, сколько людей позвонит в конкретный день. В дни перед праздниками звонят больше, а после праздников не звонят вовсе. При этом несложно сложить доход по этой категории за неделю и разделить на 7. В результате он легко получает усредненный дневной показатель. В каждую клетку календаря он вносит это среднее значение.
Специальные заказы. Банкеты случаются регулярно, и Сергей уже подготовил фирменные блюда, которые пользуются спросом. Он точно знает дату, когда будет следующее мероприятие, он пишет показатель выручки в соответствующую клетку в календаре. Бизнесмен вводит примерное значение, если оно до конца не определено. Всегда учитывается некоторая дисперсия, то есть отклонение от среднего значения.
Авторские роллы. Заказы на авторские блюда приходят реже, чем текущие заказы, но тоже с некоторой регулярностью. Сергей обязательно вносит их в таблицу, так как за них платят гораздо больше, чем за стандартные суши.
Субаренда. Сергей не работает в понедельник и вторник, потому что в эти дни меньше всего заказов. Помещение не пустует, его арендует Алексей, скидывая Сергею раз в месяц сумму за 8 своих рабочих дней. У него бизнес по лепке пельменей, то есть он использует оборудование Сергея, за которое также доплачивает. Эту статью доходов Сергей также отмечает в своем календаре.

Расходы

Далее нужно учесть все расходы. Иногда для этого приходится немало потрудиться: изучить договоры аренды, разобраться с налоговыми отчислениями, суммировать выплаты сотрудникам и партнерам. Внимание нужно уделять выпискам из банка и коммунальным платежным листам. Сюда же следует добавить плату за проезд и обслуживание транспорта, а также текущие расходы во время работы. Теоретически все это выглядит очень просто, но на практике приходится приложить усилия. Рассмотрим подсчет расходов на примере бизнеса Сергея.

Арендная плата. Сергею нужно платить за помещение. Он вносит эту сумму раз в месяц на счет собственника. В эту же категорию можно отнести коммунальные платежи за газ, электричество (часть уходит на зарядку самоката), отопление, воду. Важно отметить даты внесения средств. Сергей вносит всю сумму в один день, что очень удобно.
Выплаты сотрудникам. У Сергея пока нет постоянных сотрудников, но Алексей иногда приходит и помогает ему доделать роллы, когда в этом есть острая необходимость. Отработанные часы Сергей записывает в журнал. В конце месяца предприниматель суммирует часы и перечисляет Алексею на карту его заработок.
Продукты и материалы. Каждый повар нуждается в качественных и свежих продуктах. В нашем случае это свежая рыба, хороший рис, другие ингредиенты, имбирь, соевый соус, острые приправы. Разумеется, сюда нужно добавить технические устройства и расходные материалы к ним. Например, хороший нож для рыбы стоит немало и требует периодической заточки. Нужно чистить и обслуживать машину для свежего сока и для кофе.
Текущие расходы. Иногда появляются расходы, которые не удалось учесть ранее. Например, иногда приходится срочно ехать на рынок за особыми продуктами или заказывать их курьером. Сюда же можно добавить срочные расходы на на такси.

Цели платежного календаря

Одна из основных целей ПК заключается в том, чтобы избежать кассового разрыва. Например, если обнаружен отрицательный баланс, то может возникнуть ситуация, когда не хватит денежных средств на оплату аренды и счетов за коммунальные услуги. Если предприниматель выплачивает один или несколько кредитов, то положение усугубляется, ведь штрафы и пени могут существенно увеличить долг. Хорошо, что данная ситуация может быть исправлена. Бизнесмен может взять дополнительные заказы, выйти на работу в свои выходные или заняться другой деятельностью для увеличения дохода.

Актуальность данных

Календарь будет приносить пользу только в том случае, если он будет актуален. Следует каждую неделю проверять данные и корректировать их. Неверная информация может только запутать делового человека и увеличить его проблемы. Если вы идете по намеченному плану развития и не попадаете в сроки, то, возможно, ситуацию можно выровнять переносом каких-либо дат или, например, отложить какие-либо расходы или платежи. Некоторые клиенты совершили отложенные покупки, можно напомнить им о долге, используя ненавязчивые методы (например, отправить рассылку по интернету). Для удобства вы можете скачать шаблоны ПК и после коррекции использовать их.

Смотрите также: