Снижение неэффективных расходов

(или как снизить неэффективные расходы).

Многие компании терпят убытки, и виной тому мировой кризис, а решение есть — снижение неэффективных расходов. Единственный путь в такой непростой ситуации – адаптация под изменчивые условия рынка с учетом экономической и политической обстановки в стране и в мире. Есть простое правило – если один теряет, то другой получает – поэтому всегда можно найти направление развития, которое поможет удержаться или даже дать рост в самых непростых условиях. Экономическая теория говорит о том, что нужно не только увеличивать доходы, но и снижать расходы, так как только в этом случае предприятие будет развиваться передовыми темпами, а в условиях «выживания» это единственно верная стратегия. В данной статье попробуем разобраться, как снизить неэффективные расходы, а начнем с того, что дадим основные определения.

Классификация расходов

Может показаться, что все просто: нужно уменьшать финансовые траты и провести оптимизацию структуры расходов, но оказывается, что многие компании решают эти проблемы годами и не всегда приходят к желаемым результатам. В первую очередь нужно дать градацию затрат:

Эффективные затраты (ЭЗ). Если предприятие выпускает продукцию, то эффективными называют затраты на изготовление продукции, которая далее будет реализована. ЭЗ должны только расти, если руководство компании планирует увеличивать объемы выпускаемой продукции. Нельзя снижать ЭЗ, потому что это приведет к ухудшению качества товаров, что может сказать на имидже организации и дискредитировать бренд.

Неэффективные затраты (НЗ). Один из лучших примеров НЗ – это простой цеха на производстве. В таком случае предприятие теряет часть дохода. В эту же категорию относят случайную порчу товара, например при транспортировке хрупких вещей и предметов. На заводах устанавливают нормы по браку, что тоже яркий пример НЗ. Списание, порча продуктов питания, пропажа и так далее – все это тоже причины неэффективных затрат. Каждая фирма должна стремиться к минимизации НЗ, то есть всевозможных потерь, без этого прогресс невозможен.

Кроме того, теория выделяет ещё целый ряд затрат: релевантные, нерелевантные, общие (переменные, постоянные), прямые, косвенные и другие. Следует ранжировать расходы, то есть определить их приоритетность. Рассмотрим далее первоочередные категории затрат, с которыми работают с целью сокращения на практике.

Аренда помещений, оборудования, коммунальные расходы

Один из самых распространенных способов снижения расходов – стремление к минимализму во всем, даже в обстановке и технике. Арендуемое помещение может быть нецелесообразно большим, а брендовые компьютеры или гаджеты, кроме единоразовых трат, повлекут за собой покупку дорогого ПО. Целесообразно арендовать только практичное и надежное оборудование среднего ценового сегмента. Обычно начинают с того, что закрывают нерентабельные точки, что существенно сокращает общую площадь предприятия. Крупные офисы могут переехать подальше от центра города в помещения с меньшей квадратурой.

Некоторые компании и вовсе переходят на «удаленку», когда сотрудники сдают материалы и отчеты удаленно. Компьютерные программы, позволяющие реализовать дистанционное взаимодействие персонала, уже созданы и успешно применяются. Если предприятие хранит, реализует или транспортирует технику или другие товары, то создаются электронные каталоги в интернете, где можно оформить заказ, выбрав удобные условия оплаты и доставки. Следует помнить и про коммунальные расходы, которые можно снизить, если внедрить в отделения и офисы установку по экономии.

Управленческие расходы

Типичным примером УР является содержание юридического отдела или отдела кадров. Сюда же относят средства, выделяемые на командировки, отпуска и другие выплаты сотрудникам. С точки зрения директора, для снижения УР следует снизить премии, бонусы, надбавки, но с позиции управляющего выгодней «урезать» зарплату директора. Проблема в том, что если персонал будет получать низкую ЗП или иметь тяжелые условия труда (рабочий день более 8 часов, переработки, работа в выходные и др.), то это приведет к «текучке кадров», а постоянная смена сотрудников резко снизит эффективность коллективной работы. Одно из правил наемного труда: для эффективной работы сотрудники должны быть хорошо мотивированы, и прежде всего финансово. С категорией УР нужно работать гибко: например, можно убрать командировочные, как это сделали многие фирмы, и проводить все совещания, переговоры удаленно.

Производственные затраты

В зависимости от направленности компании различают следующие ПЗ: изготовление продукции (сырье), предоставление услуг (вспомогательные средства), выполнение работ (материалы). Логично, что произвести качественный продукт можно только из хорошего сырья, услуги оказываются помощи специальных средств, а работы выполняются с использованием материалов заявленного уровня. Нельзя снижать ПЗ за счет ухудшения качества сырья и материалов, это скажется на продукции, уровне работы или услуги. Это может привести к тому, что фирма растеряет клиентскую базу, зарекомендует себя с отрицательной стороны. Успеха можно добиться при планомерном снижении потерь:

обновление оборудования;
контроль качества сырья;
снижение энергетических затрат.

Обязательно должен учитываться и человеческий фактор, так как эффективность производства напрямую зависит от действий сотрудников. Путь к профессионализму непрост и долог, для этого проводят курсы повышения квалификации и сборы, на которых даются корпоративные установки, требуют от сотрудников собранности и концентрации. Большую роль играет сплоченность коллектива. Только пошаговая политика может постепенно поменять культуру персонала, сделать его более исполнительным, внимательным, профессиональным. Нужно понимать, что это долгий и кропотливый путь, и он ведет к снижению ПЗ.

Иногда хороший результат дает пересмотр системы учета и использования отходов, возникающих при производстве или при проведении работ. Можно снизить расходы на утилизацию, разработать схему реализации или переработки вторичного сырья, упростить или модернизировать процесс сбора и транспортировки мусора. Например, супермаркеты или большие продовольственные магазины выбрасывают много картона, который достается сборщикам бесплатно.

Отношения с поставщиками

Сократить траты на сырье и расходные материалы (без потери качества) можно за счет оптимизации отношений с поставщиками. Нужно разработать список преимуществ вашей фирмы – почему поставщик должен выбрать именно вас: увеличивающиеся объемы закупок, стабильное сотрудничество, своевременная оплата. Обязательным условием развития является расширение базы поставщиков – только таким образом можно всегда выбирать лучше цены. Если список компаньонов широк, можно ввести градации: приоритетные, запасные, нежелательные.

Оптимизация логистики для снижения затрат

Для улучшения внешней логистики необходим регулярный анализ рынка услуг по транспортировке, с выявлением более выгодных предложений и «отсечением» завышенных тарифов. В идеале нужно достичь ситуации, когда перевозчики участвуют в тендерах, чтобы выиграть заказ от вашего предприятия. В таком случае можно самостоятельно выставлять расценки, требуя при этом высокий уровень сохранности товара и соблюдение сроков доставки. Крупные компании работают по зонам доставки, определяя сроки и цены, в зависимости от удаленности от центра. В таких случаях обычно говорят о группировки и консолидации доставок. Вопрос внутренней логистики сложней, так как внутреннее устройство организации можно разобрать только на конкретном примере. На молочном заводе будет одна внутренняя логистика, а на ремонтном предприятии совсем другая. В любом случае нужно работать над тем, чтобы система работала слаженно и без сбоев, так как каждая минута простоя – это потерянная прибыль.

Реформа организационной структуры

Чем крупнее организация, тем сильнее замедляют её работу промежуточные узлы управления. Речь идет о руководителей среднего звена, которые получают повышенную зарплату, принося при этом меньше пользы, чем остальные. Оказалось, что уменьшение числа начальников и увеличение числа рядовых работников приводит к росту компании. Такой процесс называют «уплощением». Есть несколько методов проведения такой модернизации. Во-первых, «сращивание отделов», делая один руководящий штат вместо двух. Во-вторых, избавление от дробления по должностям и выравнивание иерархической лестницы. В-третьих, проведение анализа и разработка планов по уплощению фирмы.

Смотрите также: